HR Services Community (incl. Benchmarking-Option)

Stärker als jemals zuvor stehen die HR-Services Manager aus mittelgroßen und großen Unternehmen unter dem Druck, die Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit ihrer Organisationen zu belegen und die richtigen Weichenstellungen beim Aufbruch in die digitale Zukunft vorzunehmen.

Unsere Benchmarking-Community “HR-Services” wurde 2018 von einer Gruppe deutscher Großunternehmen ins Leben gerufen.

Ziel der Teilnehmer ist es, die eigene Leistungsfähigkeit gegenüber allen internen Anspruchsgruppen fundiert zu dokumentieren und schneller die richtigen Weichenstellungen zur Weiterentwicklung der HR-Service-Organisation vorzunehmen.

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Die Benchmarking Module

Das Benchmarking erfolgt in einzelnen Prozessmodulen. Jedes Modul ist durch 3 Gestaltungselemente gekennzeichnet, die wir gemeinsam mit dem Mitgliederkreis laufend weiter entwickleln:

Eine präzise Abgrenzung des Betrachtungsfeldes, um die Vergleichbarkeit der Teilnehmerdaten zu gewährleisten,
Outputgrößen, die sich mit vertretbarem Aufwand erheben lassen und eine zuverlässige Positionierung ermöglichen und
Einflussfaktoren, die auf das Betrachtungsfeld wirken und für eine gute oder weniger gute Positionierung in den Outputgrößen verantwortlich sein können.

Entgeltabrechnung

Personaladministration

Zeitwirtschaft

Reisekostenabrechnung

Die Entgeltabrechnung zerfällt in vier Teilprozesse, für die wir im Benchmarking die eingesetzten Ressourcen ermitteln:

Abrechnungssystem vorbereiten und pflegen
Aktive Mitarbeiter abrechnen (inkl. Anfragenbearbeitung)
Pensionäre abrechnen (inkl. Anfragenbearbeitung)
Zahlungen veranlassen und Konten abstimmen

Detaillierte Prozessabgrenzung

Die Personaladministration bündelt einen Strauß von Aufgaben, die entweder von einem zentralen HR-Service-Center wahrgenommen werden oder aber von verschiedenen zenralen und dezenralen HR Rollen:

HR Services Portal und weitere Admin-Systeme pflegen
Führungskräfte und Businesspartner beraten (in administrativen Belangen)
Anfragen bearbeiten (in administrativen Belangen)
HR-Services-Maßnahmen administrieren

Detaillierte Prozessabgrenzung

Die Zeitwirtschaft ist für viele Teilnehmer ein aufwendiger und sensibler Prozess. Zur Zeitwirtschaft zählen wir die folgenden Teilprozesse:

Zeitwirtschaftssysteme vorbereiten
Stamm- und Bewegungsdaten pflegen und auswerten
Anfragen bearbeiten

Detaillierte Prozessabgrenzung

In diesem Modul analysieren wir alle relevanten Teilprozesse, unabhängig davon, ob die Prozessverantwortung im HR-, Finanz- oder in einem anderen Bereich des Unternehmens liegt.

Vorbereitung des Reisekostenabrechnungssystems
Administrieren von Vorschüssen
Belege verarbeiten
Reisedaten verarbeiten
Reisekosten abrechnen

Detaillierte Prozessabgrenzung

Hypothesengestütztes Benchmarking

Im Benchmarking gehen wir auch der Frage nach, wo die Erklärungen für Ihre Positionierung im Benchmarking liegen: Was mach ein Service-Center am Ende wirklich erfolgreich?

Die Größe des Betreuungsbereiches? Wir gehen der Frage nach, ob ein Teilnehmer die Skaleneffekte, die seine Größe für ihn bereithält, auch tatsächlich nutzt?
Die Komplexität des Betreuungsbereiches? Wir vergleichen rund 30 Komplexitätstreiber, die einer HR-Service-Organisation das Leben schwer machen können.
Der Reifegrad Ihrer Organisation? Wie harmonisiert, standardisiert und automatisiert arbeiten Sie in Ihren HR-Services?

Weitere Details in der Projektskizze

Arbeitsgruppen

In Arbeitsgruppen tauschen wir uns über „gute Lösungen“ aus. Hier steht der vertrauensvolle Erfahrungsaustausch zwischen den Teilnehmern im Vordergrund. In einer Sequenz aus virtuellen und Life-Meetings strukturieren wir gemeinsam die jeweiligen Themen, trennen das Wesentliche vom Nebensächlichen und stellen fest, welche Teilnehmer auf die wichtigsten Fragen bereits Antworten gefunden haben. Wir verständigen uns darauf, was eine gute Lösung kennzeichnet und welche Voraussetzungen Unternehmen schaffen müssen, um diese Lösungen auch umzusetzen.

Arbeitsgruppen kommen zustande, wenn genügend Teilnehmer Interesse daran haben, gemeinsam an einem Thema zu arbeiten. 2020 stehen die folgenden Themen auf der Agenda:

“Gute” Prozesse

Gute Lösungen bei der Harmonisierung und Standardisierung der HR-Services. Die Teilnehmer stellen einzelne eigene Administrationsprozesse detailliert vor (z.B. “Zeugniserstellung” oder “konzerninterner Wechsel”) und diskutieren die Voraussetzungen und Stolpersteine bei der Entwicklung exzellenter Prozesse.

Unter dem Stichwort “Employee Centric Servicies” befassen wir uns wir uns mit Strategien und Roadmaps im Hinblick auf die kundenzentrierte Vorgehensweisen bei der Entwicklung von Services und Prozessen.

Internes Kontrollsystem (IKS)

Erfahrungen und gute Lösungen bei der Konzeption und der Umsetzung risikoorientierter, interner Kontrollsysteme.

Automatisierung und KI

Governance bei der Digitalisierung der HR-Services.

Umsetzuungsgrad technischer Lösungen für Self-Services, mobile Anwendungen, Portale, Workflows, RPA und KI.

Admin in der Cloud

Gestaltung der Schnittstelle zwischen cloud-basierten Administrationssystemen (Workday, Employee Central) und der on prem Entgeltabrechnung: Datenmodelle, Prozess-Split, Rollenmodelle.

Community Ansatz

Die HR-Benchmarking-Community ist langfristig angelegt:

Mitglieder wissen, mit wem sie sich vergleichen
Mitglieder entwickeln zunehmend Vertrauen und helfen sich durch den Austausch von guten Lösungen
Führungskräfte beziehen nach und nach mehr Mitglieder ihres Teams in den Austausch ein
Mitglieder entwickeln eine Routine im Austausch und integrieren die Community in ihren Jahres-Zyklus

Teilnehmer

Die halbe Miete: Ein Kreis aktiver und spannender Teilnehmer

Unsere Teilnehmer sind die Führungskräfte und Prozessmanager der großen HR Services Organisationen Deutschlands. Mehr Praxis-Know-how kommt selten zusammen.

Unsere Mitglieder sind bereit, sich offen und strukturiert darüber austauschen, wie sie den Wertbeitrag ihrer Service-Organisationen weiter steigern werden.